Open Space, the way to share

开学第二周的周五，我校举行了面向全校师生的 open space 活动。关于 open space，可以通过这篇维基了解，此处不做介绍。今年因为疫情，以往在各个校区举行的活动被搬到 Discord 上，参与人群也从一个校区扩大到瑞典的两个校区。总而言之，今年的 open space 与往年大不同。

关于本次 Open Space，我会分两篇来描述。本篇侧重于活动的组织和流程，下一篇则关于我的话题和讨论。

规则

1. 本次 Open Space 活动在 Discord 上进行
2. 本次 Open Space 共提供 80 个话题，按报名顺序先申请先得
3. 成功的申请人负责在 Discord 上设置好服务器
4. 每个服务器的最大容纳人数为 20 人，参与者可随时加入和退出
5. 每个话题的开放时长为半小时，可任选 10:30 和 11:00 一场参与
6. 成功的申请人负责讨论组的秩序、文档记录和管理

组织

报名

报名通过 Google Form 进行。申请人填写分享的话题，并注明对参与者的要求和可参与的时段。该表单与另一 Google Sheet 打通，申请人需要关注自己的话题在 sheet 中的状态。一旦显示话题被接受，申请人需要在 Discord 设置上服务器，并回到 sheet 上确认状态。

设置 Discord

因为 Zoom 对 breakout room 的人数上限的规定，计划中的基于 Zoom 的活动组织被迫调整到 Discord 进行，而在第一周的入学准备中，师生们并没有接受 Discord 的相关培训，对工具的缺乏了解成为本次活动的第一个拦路虎。

在 Discord 上设置服务器听起来并不复杂，但由于 server 这个词汇与日常生活距离太远，很难让人理解并与“会议室”这样的概念关联起来，会让很多话题分享者知难而退。

• 解决方式

  • 面向全校师生招募有 Discord 使用经验的志愿者，通过在线 tutorial 的方法帮助话题分享者来完成服务器设置。
  • 在 Discord 上单独开设了 Q&A 频道，方便任何人报告使用中遇到的困难，志愿者可随时介入提供帮助。
  • 将术语解释为日常工作中使用的语言，减少困惑。

从完成报名到设置 Discord 只有短短几个小时，要在短时间让来自全球各地的话题分享者们完成设定，志愿者们做了很多工作。自认为对技术热情、没遇到太大学习曲线的我，也有一瞬间对自己的操作不自信，需要志愿者的确认和鼓励。作为曾经的活动组织者，从中也是获益匪浅。

准备话题分享

作为话题分享者，我需要就以下内容做好准备

• 活动日程
• 必要的问题和讨论
• 活动记录
• 参与者的姓名
• 时间和进度控制

因为之前有大把活动组织的经验，我忽略了流程相关的部分，把重心放在了必要的问题和讨论。事实证明，Open Space 中的话题分享者不仅仅是常规活动中只负责话题的讲师，而是兼具 facilitator 和 speaker 的身份。对活动组织手册的轻视，导致我在后续的分享中犯了严重错误。

进行

话题分享

话题分享是这次活动的重头戏，共有八十个话题供全校师生自由参与。这八十个话题涵盖范围极广，从下面这个截图可见一斑。

这个丰富的话题列表也让我再一次感受到瑞典的多元与开放。酷儿生存空间、性别平等、种族歧视，这些在中国属于禁忌或者冒犯到一批人的话题，在这里被大家讨论。想想我的大部分同学，不过是高中生毕业或者二十岁出头，他们的认知远比二十岁时的我广阔。

反思

Open Space 的一个特点就是自由参与，随时退出。这样的形式在鼓励交流和开放的同时，不可避免带来了弊端，并在网络空间这一环境下放大。

作为一名分享人，在一小时内，需要重复向新加入的同学们介绍背景和讨论进展，宝贵的讨论时间被占用。另外，即使提前禁用了一些提示音，但是某个 default 的提示音无论如何也取消不掉，频繁响起的声音干扰了讨论。

不过从中我也学习了很多，感想如下

1. RTFM。这一点非常重要。组织线下活动和组织线上活动是完全不同的两件事，不能因为具有前者的经验就想当然地忽视后者。接触任何新事物，阅读工作手册是必要的，与职业态度相关。
2. 选择符合活动形式的话题。在 30 分钟的时间内，要对移民话题进行有效率的讨论是不现实的。来去自由的分享更适合互动性强的话题，比如一起跳舞、一起撸猫、一起冥想、或者一起切洋葱。
3. 会议记录很重要。Open Space 鼓励讨论、辩论和争论，做好讨论内容的记录和分享，有助于加深大家的理解和思考。并且，一份全面的整理也意味着对所有观点输出者的尊重。
4. 下一次再有活动，我可能会分享怎么包饺子。